Fitur Finance

Panduan lengkap mengelola keuangan tim menggunakan fitur Finance di TeamVora. Fitur ini terdiri dari tiga modul utama: Kas (Cash Book) untuk pencatatan transaksi, Tagihan (Split Bills) untuk pembagian biaya antar anggota, dan Tagihan Berulang (Recurring Bills) untuk pengeluaran rutin.

Tentang Fitur Finance

Fitur Finance membantu tim mengelola keuangan secara transparan. Setiap transaksi tercatat otomatis, dan anggota bisa melihat ringkasan saldo kapan saja. Fitur ini mendukung mata uang Rupiah (IDR).

Kas (Cash Book)

Apa itu Kas

Cash Book adalah fitur pencatatan keuangan tim yang memungkinkan Anda mencatat setiap transaksi masuk (in) dan keluar (out). Setiap transaksi bisa dilampiri bukti pembayaran untuk dokumentasi dan audit di masa depan. Semua anggota tim dapat membuat catatan kas, namun hanya pemilik catatan yang dapat mengedit atau menghapusnya.

Fitur Kas menyediakan ringkasan otomatis yang mencakup total pemasukan, total pengeluaran, dan saldo akhir. Dengan demikian, Anda selalu mengetahui kondisi keuangan tim secara real-time tanpa perlu menghitung manual.

Halaman Kas — Tampilan halaman Kas dengan daftar transaksi dan ringkasan saldo

Membuat Transaksi Baru

Buka Menu Kas

Navigasi ke menu Finance → Kas dari sidebar atau navigasi utama. Halaman Kas akan menampilkan daftar transaksi yang sudah ada beserta ringkasan saldo di bagian atas.

Klik Tambah Transaksi

Tekan tombol Tambah Transaksi yang terletak di pojok kanan atas halaman Kas. Formulir pembuatan transaksi baru akan terbuka.

Pilih Jenis Transaksi

Tentukan apakah transaksi ini merupakan uang masuk atau keluar:

Masuk (In) — untuk mencatat uang yang diterima tim, seperti donasi, pembayaran dari klien, atau reimbursement
Keluar (Out) — untuk mencatat uang yang dikeluarkan tim, seperti pembelian barang, biaya operasional, atau transportasi

Isi Judul Transaksi

Beri nama judul yang jelas dan deskriptif untuk transaksi ini. Contoh: "Pembelian ATK Kantor", "Donasi dari PT Maju", "Biaya Transportasi Acara". Judul yang jelas memudahkan pencarian di kemudian hari.

Isi Jumlah Nominal

Masukkan jumlah nominal transaksi dalam Rupiah (IDR). Pastikan angka yang dimasukkan sudah benar karena nominal akan mempengaruhi perhitungan saldo secara otomatis.

Pilih Tanggal Transaksi

Tentukan tanggal kapan transaksi ini terjadi. Tanggal bisa berbeda dari tanggal saat Anda membuat catatan, misalnya untuk mencatat transaksi yang sudah terjadi beberapa hari lalu.

Tambahkan Keterangan (Opsional)

Isi keterangan tambahan untuk menjelaskan detail transaksi. Keterangan ini bersifat opsional tetapi sangat direkomendasikan untuk memudahkan audit dan pencarian di kemudian hari.

Unggah Lampiran Bukti (Opsional)

Lampirkan bukti pembayaran seperti struk, screenshot transfer, atau dokumen pendukung lainnya. Format yang didukung meliputi gambar (JPG, PNG) dan PDF. Lampiran ini berguna sebagai bukti transaksi untuk audit.

Simpan Transaksi

Klik tombol Simpan untuk menyimpan transaksi. Transaksi baru akan langsung muncul di daftar transaksi dan ringkasan saldo akan diperbarui secara otomatis.

Melihat Riwayat Transaksi

Halaman Kas menampilkan ringkasan keuangan secara otomatis di bagian atas halaman:

Komponen	Keterangan
Total Masuk	Jumlah seluruh transaksi masuk yang sudah dicatat
Total Keluar	Jumlah seluruh transaksi keluar yang sudah dicatat
Saldo	Selisih antara total masuk dan total keluar

Ringkasan Saldo

Ringkasan saldo diperbarui secara otomatis setiap kali ada transaksi baru, edit, atau hapus. Anda tidak perlu menghitung manual.

Filter dan Pencarian:

Filter Jenis — tampilkan hanya transaksi masuk atau keluar saja
Filter Tanggal — pilih rentang tanggal untuk melihat transaksi periode tertentu
Pencarian — ketik kata kunci pada kolom pencarian untuk mencari transaksi berdasarkan judul atau keterangan

Mengedit dan Menghapus Transaksi

Anda hanya bisa mengedit atau menghapus transaksi yang Anda buat sendiri. Berikut langkah-langkahnya:

Buka Detail Transaksi

Klik pada transaksi yang ingin diubah dari daftar transaksi. Detail transaksi akan terbuka.

Edit atau Hapus

Untuk mengedit: ubah field yang diperlukan (judul, nominal, tanggal, dll), lalu klik Simpan Perubahan
Untuk menghapus: klik tombol Hapus, lalu konfirmasi penghapusan

Perhatikan

Perubahan pada transaksi akan mempengaruhi ringkasan saldo secara otomatis. Pastikan data sudah benar sebelum menyimpan perubahan.

Riwayat Aktivitas Kas

Setiap transaksi kas memiliki riwayat aktivitas yang mencatat semua perubahan yang pernah terjadi pada transaksi tersebut. Fitur ini berguna untuk audit dan pelacakan siapa yang melakukan perubahan.

Buka Detail Transaksi

Klik pada transaksi yang ingin Anda lihat riwayatnya dari daftar transaksi.

Akses Riwayat Aktivitas

Di halaman detail transaksi, cari bagian Riwayat Aktivitas atau Activity Log. Bagian ini menampilkan semua perubahan yang pernah terjadi pada transaksi.

Lihat Detail Perubahan

Setiap entri riwayat menampilkan:

Siapa — nama anggota yang melakukan perubahan
Kapan — tanggal dan waktu perubahan terjadi
Apa yang berubah — field apa saja yang diubah beserta nilai lama dan baru

Tentang Audit Trail

Riwayat aktivitas menggunakan sistem logging otomatis (Spatie ActivityLog) yang mencatat setiap perubahan pada data kas. Anda tidak perlu mengaktifkan fitur ini secara manual — semua perubahan tercatat otomatis.

Tips Keuangan untuk Kas

Tips Keuangan

Selalu unggah bukti pembayaran untuk setiap transaksi sebagai dokumentasi
Gunakan keterangan yang jelas untuk memudahkan pencarian dan audit
Periksa ringkasan saldo secara berkala untuk memastikan catatan sudah akurat
Catat transaksi sesegera mungkin setelah transaksi terjadi agar tidak terlupakan
Gunakan filter tanggal untuk melihat laporan keuangan periode tertentu

Tagihan (Split Bills)

Apa itu Tagihan

Tagihan adalah fitur untuk membagi tagihan bersama antar anggota tim. Pembuat tagihan bisa menentukan siapa yang harus membayar dan berapa jumlahnya. Setiap anggota yang ditagih akan menerima notifikasi dan wajib mengunggah bukti pembayaran untuk diverifikasi oleh Team Leader.

Fitur ini sangat berguna untuk pembagian biaya seperti makan bersama, biaya acara, langganan bersama, atau pengeluaran tim lainnya yang perlu dibagi secara merata atau sesuai porsi masing-masing.

Tagihan Split — Tampilan papan Tagihan dengan kolom status pembayaran

Status Tagihan

Setiap item tagihan memiliki status yang menunjukkan progres pembayaran:

Status	Keterangan	Warna
Unpaid	Anggota belum melakukan pembayaran sama sekali	Merah
Pending Verification	Bukti pembayaran sudah diunggah, menunggu verifikasi dari Team Leader	Kuning
Paid	Pembayaran sudah diverifikasi dan dinyatakan lunas	Hijau

Membuat Tagihan

Buka Menu Tagihan

Navigasi ke Finance → Tagihan. Halaman Tagihan akan menampilkan daftar tagihan yang sudah ada beserta status pembayarannya.

Klik Buat Tagihan Baru

Tekan tombol Buat Tagihan Baru atau Tambah Tagihan. Formulir pembuatan tagihan akan terbuka.

Isi Informasi Tagihan

Lengkapi informasi dasar tagihan:

Judul — nama tagihan (contoh: "Makan Bareng November", "Listrik Bulanan Kantor", "Acara Year-End")
Total Jumlah — jumlah total tagihan yang harus dibagi
Tanggal Jatuh Tempo — batas waktu pembayaran oleh anggota yang ditagih

Tambahkan Item Tagihan

Untuk setiap anggota yang harus membayar:

Pilih anggota dari daftar anggota tim
Isi jumlah yang harus dibayar oleh anggota tersebut
Ulangi langkah ini untuk setiap anggota yang ditagih

Simpan Tagihan

Klik Simpan untuk membuat tagihan. Anggota yang ditagih akan menerima notifikasi bahwa ada tagihan baru yang harus dibayar.

Perhatikan

Setelah tagihan dibuat, item dan anggota yang sudah ditagih tidak dapat diubah. Pastikan data sudah benar sebelum menyimpan. Jika ada kesalahan, Anda perlu menghapus tagihan dan membuat yang baru.

Alur Pembayaran

Berikut adalah alur pembayaran dari awal hingga selesai:

Pembuat Tagihan membuat tagihan — menentukan judul, total, jatuh tempo, dan anggota yang ditagih
Anggota menerima notifikasi — anggota yang ditagih mendapat notifikasi bahwa ada tagihan baru
Anggota mengunggah bukti pembayaran — anggota membayar dan mengunggah bukti transfer/struk
Team Leader memverifikasi — Team Leader memeriksa bukti pembayaran dan menyetujui
Status berubah menjadi Paid — setelah diverifikasi, status berubah dari "Pending Verification" menjadi "Lunas"

Membayar Tagihan yang Ditugaskan

Buka Detail Tagihan

Buka detail tagihan yang ditugaskan kepada Anda. Anda akan melihat item tagihan beserta jumlah yang harus dibayar.

Klik Bayar

Klik tombol Bayar pada item tagihan Anda. Formulir pembayaran akan terbuka.

Unggah Bukti Pembayaran

Lampirkan bukti pembayaran berupa gambar (struk, screenshot transfer). Pastikan bukti terlihat jelas dan lengkap.

Kirim Bukti

Klik Kirimuntuk mengunggah bukti pembayaran. Status item akan berubah dari "Unpaid" menjadi "Pending Verification".

Memverifikasi Pembayaran

Hanya Team Leader yang dapat memverifikasi pembayaran tagihan:

Lihat Tagihan yang Menunggu Verifikasi

Buka halaman Tagihan dan cari item dengan status Pending Verification. Item ini menunjukkan anggota yang sudah mengunggah bukti pembayaran.

Periksa Bukti Pembayaran

Klik pada item untuk melihat bukti pembayaran yang diunggah. Pastikan bukti sesuai dengan jumlah yang harus dibayar.

Verifikasi atau Tolak

Jika bukti valid: klik Verifikasi → status berubah menjadi Paid
Jika bukti tidak sesuai: kembalikan ke status Unpaid dan minta anggota mengunggah ulang

Verifikasi Tagihan — Tampilan verifikasi pembayaran dengan bukti lampiran

Tagihan Berulang (Recurring Bills)

Apa itu Tagihan Berulang

Tagihan Berulang adalah fitur untuk membuat tagihan secara otomatis sesuai jadwal yang ditentukan. Cocok untuk pengeluaran rutin yang memiliki jadwal tetap, seperti sewa tempat, biaya listrik, langganan internet, atau gaji karyawan.

Sistem akan secara otomatis membuat tagihan baru sesuai frekuensi yang Anda atur, sehingga Anda tidak perlu membuat tagihan secara manual setiap periode. Tagihan yang dihasilkan akan langsung muncul di halaman Tagihan sebagai tagihan biasa.

Membuat Tagihan Berulang

Buka Menu Tagihan Berulang

Navigasi ke Finance → Tagihan Berulang. Halaman ini menampilkan semua tagihan berulang yang sudah dibuat beserta status aktifnya.

Klik Buat Tagihan Berulang

Tekan tombol Buat Tagihan Berulang atau Tambah Tagihan Berulang. Formulir pembuatan akan terbuka.

Isi Detail Tagihan

Lengkapi semua informasi tagihan berulang:

Judul — nama tagihan berulang (contoh: "Sewa Kantor Bulanan", "Listrik PLN")
Deskripsi — keterangan tambahan tentang tagihan ini (opsional)
Jumlah Nominal — jumlah tagihan yang harus dibayar setiap periode

Pilih Frekuensi

Tentukan seberapa sering tagihan ini dibuat:

Harian — tagihan dibuat setiap hari
Mingguan — tagihan dibuat setiap minggu
Dua Mingguan — tagihan dibuat setiap 2 minggu
Bulanan — tagihan dibuat setiap bulan
Kuartalan — tagihan dibuat setiap 3 bulan
Tahunan — tagihan dibuat setiap tahun

Atur Interval Hari (Opsional)

Jika menggunakan frekuensi custom, Anda dapat mengatur interval hari secara spesifik. Misalnya, tagihan yang harus dibayar setiap 10 hari.

Atur Tanggal Jatuh Tempo

Tentukan tanggal jatuh tempo untuk setiap periode tagihan. Tanggal ini adalah batas waktu pembayaran oleh anggota yang ditagih.

Pilih Anggota yang Ditagih

Pilih anggota tim yang wajib membayar tagihan ini setiap periode. Anda bisa memilih lebih dari satu anggota.

Atur Notifikasi (Opsional)

Atur berapa hari sebelum jatuh tempo anggota harus diingatkan. Misalnya, 3 hari sebelum jatuh tempo agar anggota memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pembayaran.

Simpan Tagihan Berulang

Klik Simpan untuk mengaktifkan tagihan berulang. Sistem akan mulai membuat tagihan sesuai jadwal yang ditentukan.

Pembuatan Otomatis

Tagihan berulang akan dibuat secara otomatis oleh sistem sesuai frekuensi yang ditentukan. Anda tidak perlu membuat tagihan secara manual setiap periode. Tagihan yang dihasilkan akan langsung muncul di halaman Tagihan sebagai tagihan biasa.

Mengelola Tagihan Berulang

Setelah tagihan berulang dibuat, Anda dapat:

Mengaktifkan/Menonaktifkan — nonaktifkan tagihan berulang sementara tanpa menghapusnya
Melihat Riwayat — lihat daftar tagihan yang sudah dibuat oleh tagihan berulang ini
Generate Manual — buat tagihan manual dari tagihan berulang jika diperlukan sebelum jadwal
Mengedit — ubah detail tagihan berulang seperti nominal, frekuensi, atau anggota
Menghapus — hapus tagihan berulang jika tidak lagi diperlukan

Tips Tagihan Berulang

Gunakan untuk pengeluaran yang benar-benar rutin — jangan gunakan untuk tagihan satu kali
Atur notifikasi beberapa hari sebelum jatuh tempo — berikan waktu yang cukup untuk anggota melakukan pembayaran
Periksa riwayat secara berkala — pastikan tagihan sudah dibuat sesuai jadwal
Nonaktifkan sementara jika perlu — jika ada perubahan sementara, nonaktifkan daripada menghapus
Gunakan frekuensi yang tepat — pilih frekuensi yang sesuai dengan jadwal pembayaran aktual

Tips dan Best Practice Keuangan

Tips Keuangan Tim

Catat semua transaksi — input setiap pemasukan dan pengeluaran agar saldo selalu akurat
Gunakan lampiran — sertakan bukti transaksi untuk memudahkan audit di kemudian hari
Buat tagihan berulang untuk pengeluaran rutin agar tidak lupa mencatat setiap periode
Verifikasi pembayaran segera agar status tagihan selalu up to date
Gunakan filter untuk laporan — manfaatkan filter tanggal dan jenis untuk melihat laporan periode tertentu

Urutan Prioritas Pengelolaan Keuangan

Prioritas	Aksi	Keterangan
1	Catat transaksi sesegera mungkin	Jangan tunda pencatatan agar tidak lupa
2	Upload bukti pembayaran	Lakukan setelah melakukan pembayaran
3	Verifikasi pembayaran anggota	Minimal sekali sehari untuk menjaga akurasi
4	Review saldo kas secara berkala	Periksa mingguan untuk memastikan catatan benar